Rendszer működése

Címkék: e-Számla, Melléklet, XML, e-Mail

Az elektronikus számla kiállítás folyamata

 

DigitDoc eSzámla rendszer

Az elektronikus számlázás lépései:

  • 1. Az Ön jelenlegi számlázó alkalmazása a számlaadatokat a nyomtató helyett elektronikus fájlba „nyomtatja”.
  • 2. A számlaadatokat tartalmazó fájlt, az esetleges PDF számlaképet, valamint az egyéb mellékleteket a SZÁMLA KIBOCSÁTÓ rendszere, vagy a SZÁMLA KIBOCSÁTÓ rendszerében telepítendő alkalmazás a DigitDoc szervere felé továbbítja.
  • 3. A DigitDoc e-Számla rendszere fogadja a beérkező számlaadatokat, majd igény esetén elkészíti a PDF formátumú számlaképet, a NAV XML fájlt, valamint csatolja az esetleges csatolmányokat.
  • 4. A számlát tartalmazó fájlt ezt követően a DigitDoc aláírás alkalmazása digitális aláírással hitelesíti, illetve hitelesítési szolgáltató partnerétől minősített időbélyeget kér az elkészült számlához. Az ilyen módon előállított és hitelesített fájl nevezhető elektronikus számlának.
  • 5. Az elkészült és hitelesített elektronikus számla fájlt a DigitDoc alkalmazás szervere visszaküldi a küldő alkalmazásnak, mely a SZÁMLA KIBOCSÁTÓ saját rendszerében gondoskodik az elkészült számlák archív célú tárolásáról. Ezt követően a DigitDoc alkalmazás szervere elhelyezi az elkészült számlát DigitDoc eSzámla adattárban.
  • 6. A DigitDoc alkalmazás szervere – az elkészült számlák későbbi visszakereshetőségének biztosítása érdekében – bizonyos számlainformációkat az elektronikus számla adminisztrációs rendszer saját adatbázisában rögzíti (pl: vevő neve, számla sorszáma, vevő e-mail címe...stb). Ebben az adatbázisban rögzül természetesen az elkészült számlákkal kapcsolatos log-fájl is, mely tartalmazza az e-Számlák készítésének minden lépésével kapcsolatos ellenőrző adatokat.
  • 7. A fentieket követően a DigitDoc alkalmazás szervere e-Mailben értesíti a vevőt a számla elkészültéről. Az elkészült számlát a vevő felé nem továbbítjuk, mindössze azon webcím hivatkozását küldjük meg, melyről az e-Számla titkosított csatornán letölthető. Az adott oldal elérhetősége egyedi azonosítókkal ellátott, így a vevő csakis a számára aktuálisan kiállított számlát tudja letölteni.
  • 8. Az adminisztrációs rendszerben a teljes folyamat a későbbiekben ellenőrizhető. Természetesen a DigitDoc alklamazás szervere a folyamatról log fájlt is készít, így az ellenőrzés akár automatikusan is történhet a kiállító oldalán.