A Digitális Irattár olyan független alkalmazás, mely lehetőséget biztosít a dokumentumok formátumfüggetlen feldolgozására, kezelésére és megőrzésére. A papíralapú- és a különböző formátumú elektronikus dokumentumok kezelése egyaránt biztosított, a dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatok tökéletesen megegyeznek.
A Digitális Irattár meglévő iktatási vagy workflow menedzsment rendszerétől függetlenül bevezethető és azokkal együtt alkalmazható.
Az irattár fogadja a dokumentum szkennerből vagy más elektronikus csatornán át érkező dokumentumokat és Adobe PDF formátumba konvertálja azokat.
Az irattár postabontó funkciója segítségével a kezelő összehasonlíthatja az eredeti dokumentumot a digitalizált változattal, illetve ezen túlmenően elláthatja azt a dokumentumra vonatkozó meta adatokkal (melyek a későbbi keresési funkciókhoz szükségesek). Az elektronikus dokumentumok esetén az irattározás a papíralpú dokumentumok kezeléséhez hasonlóan működik azzal a különbséggel, hogy ebben az esetben természetesen nincs szükség a digitalizálásra. A beérkezett dokumentumot a rendszer, az általa készített irattári adatlap mellékleteként helyezi el, így ezzel a megoldással gyakorlatilag bármilyen típusú és tartalmú elektronikus dokumentum irattározható.
Az irattár postabontó kezelője a paraméterezést követően a rendszerben kiválasztja a dokumentum címzettjét vagy jogosultját, majd jóváhagyásával hitelesíti a dokumentumot, melynek eredményeképpen a dokumentumra rákerül a fokozott biztonságú elektronikus aláírás, illetve a hitelesítéshez szükséges minősített időbélyeg. Ezzel a dokumentum a jogszabályban előírtaknak megfelelően digitalizálásra került, így az eredeti papíralapú dokumentum megsemmisíthető.
A DigitDoc Digitális Irattár rendszer gondoskodik a rendszerbe bekerült dokumentumok megőrzéséről, illetve értesíti az adott dokumentum címzettjét, jogosultját a beérkezett dokumentumról. Természetesen a dokumentumok fizikailag nem kerülnek kiküldésre, a tájékoztatás minden esetben e-mailben történik, a dokumentumok a zárt rendszeren belül maradnak.
Az irattári rendszer lehetőséget biztosít, hogy a dokumentum címzettje vagy címzettjei az adott dokumentumot jóváhagyásukkal lássák el, így engedélyezve például egy számla kifizetését.
A rendszerben továbbá lehetőség van több különböző dokumentum között logikai kapcsolatok létrehozni (pl szerződés és a hozzá tartozó számlák) a munkafolyamatok egyszerűsítése, gyorsítása céljából.
A DigitDoc Digitális Irattár rendszer megoldást kínál a beérkezett elektronikus számlák kontírozására is (részletesen erről az e-Számla befogadás fejezetünkben olvashat), mivel lehetőséget biztosít a kontír információk rögzítésére és a jogszabályban meghatározott módon az elektronikus számlához történő hozzácsatolására.
A vonatkozó jogszabályok szerint az elektronikus formában tárolt dokumentumok esetén biztosítani kell, hogy minden az elektronikus dokumentumon tett módosítás érzékelhető legyen. Ennek megfelelően a DigitDoc Digitális Irattár folyamatosan rögzíti a változásokat és lehetőséget biztosít az adott dokumentum minden állapotának megtekintésére.
A Digitális Irattár természetesen saját adminisztrációs rendszerrel rendelkezik, melyben a fent felsorolt funkciókon túl természetesen lehetőség van a rendszerben található dokumentumok széleskörű keresésére és letöltésére.