A 2013 januári változások jelentősen megváltoztatják az elektronikus számláról ezidáig kialakított képünket, és a jelentős változások miatt  igen speciáls esetben lehetséges a digitális aláírással és minősített időbélyegző elhagyása a hitelesség - sértetlenség bizonyítása, valamint az okiratok megőrzése kapcsán. 

A jogszabály változás következtében nem kötelező a kiállítás idejében elektronikus aláírást és minősített időbélyegzőt elhelyezni az elektronikus számla dokumentumon, de ez esetben biztosítani kell a megbízható ellenőrzési kapcsolatot.

Az első változás az elektronikus számlák deffiniciójában történt, miszerint 

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 259. § (5) elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be

A fentiekhez igazodva változott a számla fogalma, mely bevezette a megbízható ellenőrzési kapcsolat fogalmát. 

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 168/A. § (1) A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. (2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.

A 2013. április 19.-én kiadott NAV tájékoztató "Tájékoztató a 2013-tól alkalmazandó új számlázási szabályokról" a megbízható ellenőrzési kapcsolatot üzleti ellenőrzési eljárásként jelöli meg, és széleskörüen magyarázza az eljárás mibenlétét.

Üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. Az adóalany szabadon választhatja meg az eljárást. A saját érdekében számla kibocsátóként és számla befogadóként is különösen azt ellenőrzi, hogy: - a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e, továbbá számla befogadóként vizsgálja, hogy - a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e, - a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.

Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, nem pedig független, önálló dokumentumként. Fontos azonban kiemelni, hogy a megőrzés során a felek feladata mind kiállítói, mind befogadói oldalon, hogy az aláírás nélül készített elektronikus számlák megőrzésekor az üzleti ellenőrzési eljáráshoz felhasznált adatokat is elektronikusan kell megőriznie.

114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 4. § (3) A megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd - ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve - az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán.

Az ÁFA törvény alapján az okiratok megőrzése elektronikus okiratok tekintetében kízárólag elektronikus formában lehetséges, így a megőrzésnél a továbbiakban is a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szabályai az irányadóak.

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 179. § (2) A megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is. Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. A kötelezettség teljesítését nem befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a 168/A. §-ban foglalt követelményeknek megfelelő megváltoztatása. A megőrzési kötelezettség elektronikus formában történő teljesítése esetén az adóalanynak elektronikusan kell megőriznie a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokat is.

A fentiek értelmében a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet alapján a nem EDI típusú elektronikus számlák megőrzése mind kiállítói, mind befogadói oldalon két módon történhet:

114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 3. § A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. §-ban foglalt követelményeket:   a) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben (a továbbiakban: Eat.) meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. § szerinti megőrzésével,   b) az 5. §-ban meghatározott zárt rendszer alkalmazásával,

Mindezek alapján ha kiállított elektronikus számlát nem látták el legalább fokozott biztonságó elektronikus aláírással és minősített időbélyegzővel, továbbá a számla kiállítója, vagy befogadója nem rendelkezik tanúsító szervezet által akreditált zárt rendszerű megőrzéssel, úgy a megőrzésre kötelezett saját maga kell ellássa a dokumentumot legalább fokozott biztonságó elektronikus aláírással és minősített időbélyegzővel.

114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 5. § (1) Amennyiben az elektronikus dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum megőrzése nem a 6. § szerint történik, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a 2. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek (megőrzés zárt rendszer alkalmazásával).   (2) Az akkreditált tanúsító szervezet az (1) bekezdés szerinti tanúsítványt külső, független vizsgáló laboratórium által kiadott értékelési jelentés alapul vételével, valamely - informatikai termékek és rendszerek technológiai biztonsági értékelési követelményeit tartalmazó - szabvány vagy nyilvános műszaki követelményrendszer előírásainak való megfelelés alapján állítja ki

A tájékoztató alapján a papír alapon létrehozott, és elektronikus számlaként kibocsátott számlák esetén a pdf állomány létrehozásánál figyelemmel kell lenni a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X, 27) IHM rendelet előírásaira is, mely elektronikus aláírás és minősített időbélyegző alkalmazását követeli meg.

A 175. § (2)bekezdése szerint, a 168/A. § (1) pontja szerinti eredetének hitelessége és adattartalmának sértetlensége a továbbiakban is biztosítható elektronikus aláírással, de a minősített időbélyegző innen is kikerült, mint követelmény, de a kibocsájtott számla 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szerinti megőrzéséhez az elektronikus aláírás alkalmazása esetén továbbrsa sem lesz elkerülhető a minősített időbélyegző alkalmazása, így ez a továbbiakban sem megspórolható.

Változás, történt az Adóhatóság számára átadandó formátumok meghatározásának kapcsán is, melyet PKI számlák esetén az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet 2. számú mellékletének 2. pontja határozz meg .pdf formátum és .xml fájl párosításban. Ettől eltérő formátum a továbbiakban az EDI típusú számlákhoz, valamint a papíralapú számla IHM rendelet szerinti elektronikus átalakításával nyújt lehetőséget.

előzőek mellett figyelemmel kell lenni a PM rendelet 2. számú melléklet 3. pontjában foglaltakra is, amelyek alapján az Áfa tv. 175. § (2) bekezdésében foglaltaknak nem megfelelő számlák esetén a számlákat az alábbi formátumokban kell az adóhatóság rendelkezésére bocsátani: - a számla kibocsátója által elektronikus úton létrehozott, és elektronikus számlaként kibocsátott számlák esetében, pdf formátum és xml fájl együttes alkalmazása (pl. elektronikusan továbbított pdf formátumú számla mellékleteként xml formátumú számla megküldése), - papír alapon létrehozott, és elektronikus számlaként kibocsátott számlák esetében, pdf állomány, amelynek felbontása legalább 300 dpi és 256 szürkeárnyalatú módban készült, és adatait a személyi számítógépeken elterjedt operációs rendszerek gyártó által alapértelmezésként szállított betűkészletek valamelyikével tüntették fel. A papír alapon létrehozott, és elektronikus számlaként kibocsátott számlák esetén a pdf állomány létrehozásánál figyelemmel kell lenni a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X, 27) IHM rendelet előírásaira is.

Változás továbbá, hogy az elektronikus számla alkalmazásának feltételek meghatározásának szövegezéséből kikerült az "előzetes" szó, így bár továbbra is szükséges  a számlabefogadó beleegyezése,  ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat pl. a kapott számla kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is.

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.